Münster (SMS) Das Bauordnungsamt der Stadt Münster geht den nächsten Schritt im Digitalisierungsprozess und hat im Oktober dieses Jahres begonnen, sämtliche seiner Bestandsakten zu digitalisieren. Insgesamt sollen so zukünftig rund 200.000 Akten – das entspricht gut 27 Millionen Blatt Papier – digital zur Verfügung stehen. Bereits seit Januar dieses Jahres besteht die Möglichkeit, Bauanträge über das Bauportal NRW digital beim Bauordnungsamt einzureichen.

Die Bestandsakten lässt die Stadt derzeit in den Räumen des Bauaktenarchivs am Albersloher Weg verpacken. Bei der Digitalisierung arbeitet die Verwaltung mit dem Unternehmen Iron Mountain zusammen, das die Akten dort in einem vier- bis sechswöchigen Rhythmus abholt. Das in Berlin und Polen ansässige Unternehmen gewährleistet den sicheren Transport des Aktenbestandes und verarbeitet die Dokumente in seinem Scan-Center. Gleiches gilt für weitere gut 2.200 Kartons voll mit Statikunterlagen, die aktuell in der Speicherstadt in Coerde eingelagert sind.

Um den jeweiligen Standort und Status der Akten nachzuvollziehen, werden diese zunächst in Listen und mit einem Barcode erfasst und in eine entsprechende Kiste sortiert. Für den Fall, dass während des Digitalisierungsprozesses eine gerade abgeholte Akte benötigt wird, ist sichergestellt, dass sie innerhalb von 24 Stunden digital zur Verfügung steht. Regulär übermittelt der Dienstleister die neu gescannten Akten künftig einmal wöchentlich an die Stadt.

Beim Vertragsabschluss mit dem Dienstleister profitierte die Stadtverwaltung von der Möglichkeit, über den Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister (KDN) in einen bestehenden Rahmenvertrag einzusteigen. Das Projekt konnte daher nach erfolgreichen Testscans schnell starten: Nach Abschluss der vertraglichen Vereinbarungen im September hat das Unternehmen seit Anfang Oktober bereits 700 Kisten mit rund 18.000 Akten in sein Scan-Center gebracht.

Die Digitalisierung der Altakten soll deren Bearbeitung erheblich erleichtern. Der Aufwand, die Papierakten zu beschaffen und bereitzustellen, entfällt zukünftig. Akteneinsichten durch Gebäudeeigentümerinnen und -eigentümer und andere Berechtigte sowie Aktenrecherchen in laufenden Verfahren sollen so einfacher und schneller ablaufen. Insgesamt kann das Bauordnungsamt seine Dienstleistungen damit künftig effizienter gestalten.

Aktuell geht die Stadt davon aus, dass der vorhandene Bestand an Bau- und Statikakten bis Ende 2027 vollständig digitalisiert zur Verfügung steht.

Bild: Das Bauordnungsamt der Stadt Münster digitalisiert sein Bauaktenarchiv. Dazu werden sämtliche Akten aus dem Archiv am Albersloher Weg von einem Dienstleister abgeholt und eingescannt. Foto: Stadt Münster. Veröffentlichung mit dieser Pressemitteilung honorarfrei.

Bild: Um Standort und Status der Akten jederzeit nachvollziehen zu können, werden diese in mit Barcodes versehene Kisten sortiert. Foto: Stadt Münster. Veröffentlichung mit dieser Pressemitteilung honorarfrei.